Desafios de um Departamento de Compras

Um dos desafios para os departamentos de compras é usar com eficácia os recursos e a tecnologia oferece diariamente. Apesar do avanço nos meios de comunicação, existem empresas que obrigam o comprador a obter sempre determinado numero mínimo de propostas, seja para valor de aquisição de R$ 100,00, seja de R$ 1.000.000,00.

Uma sugestão é retomarmos os conceitos das classificações ABC para oferecer sugestão de tabela com numero mínimo de propostas para a conclusão os processos de compras.

Por exemplo:

Item	Forma de consulta	Forma de apresentação	Numero de propostas
A	Escrita	Escrita	5
B	Verbal	Escrita	3
C	Verbal	Verbal	1

A leitura da tabela funciona da seguinte forma:

1. A\coluna item determina a classificação do material;
2. A coluna “forma de consulta” identifica o modo de solicitar a proposta aos fornecedores. A forma escrita abrange correio eletrônico, fax e cartas. Verbal sugere o contato telefônico.
3. A coluna “Forma de apresentação” identifica como as firmas encaminharão as propostas.
4. A coluna “Numero de propostas” indica a quantidade mínima de propostas necessárias à conclusão do processo.

Avaliação de propostas

Após o recebimento das propostas compete ao analista de compras a completa avaliação das condições comerciais oferecidas. Este é um momento de grande importância. O fator preço, embora sobremaneira importante, não se deve constituir no principal critério de julgamento. Antes de qualquer analise financeira, o comprador deve certificar-se de que todos os itens oferecidos atendem plenamente aos requisitos de qualidade determinados pelo solicitante.

Eventualmente, pode ser oferecido material desconhecido ou ainda não testado. Neste caso, deve ser submetido ao requisitante o novo produto para que ele se manifeste  respeito da possibilidade de aproveitamento.

Neste ponto, ainda não podemos nos prender ao fator preço. O fator tempo de entrega de cada um dos proponentes deve ser avaliado comparativamente com a necessidade da nossa empresa. Caso existam propostas com prazos superiores aos admissíveis, existem duas alternativas passíveis de ocorrer, para validá-las:

1.    Verifica internamente se o prazo proposto, embora mais dilatado que a previsão inicial pode satisfazer a nossa necessidade;

2.    Negociar com os fornecedores uma redução no prazo, enquadrando-os nos nossos parâmetros de tempo.

De qualquer modo, os fatores abaixo devem constar do instrumento de julgamento  ser empregado pelo comprador para comparar as propostas:

• Descrição do material
• Quantidade solicitada
• Identificação do fornecedor
• Preço proposto
• Impostos
• Condição de Pagamento
• Prazo de entrega
• Validade da proposta
• Clausula de reajuste de preços
• Custos adicionais ( frete, embalagem, manuseio, etc.)

Abaixo segue tabela com significados mais comuns de datas de pagamento:

Siglas de pagamento	Significado	Descrição
DD	Dias da data	Prazo de pagamento começa a contar a partir da ocorrência o vento combinado
DFM	Dias fora o mês	Prazo de pagamento começa a contar no 1 dia  do mês seguinte ao da ocorrência o evento
DFQ	Dias fora a quinzena	Prazo de pagamento começa a contar no 1 dia  da quinzena seguinte a data da ocorrência do evento combinado
DFS	Dias fora a semana	Prazo de pagamento começa a contar no 1 di da semana seguinte a data da ocorrência do evento combinado.

Momento de pagamento	Descrição
Antecipado	Pagamento acontece antes da entrega do material ou serviço
No pedido	Pagamento acontece quando da entrega do pedido de compra.
Contra apresentação	Pagamento acontece logo em seguida a entrega da mercadoria
A vista	Pagamento acontece logo em seguida a  entrega da mercadoria
A prazo	Prazo de pagamento explicitado em numero de dias a parir do evento combinado. Ex.: 30 dd

Siglas de frete	Significado	Descrição
FOB	Free on Board	Preço oferecido para produto entregue colocado a bordo na transportadora. A\partir daí, as despesas correrão por conta do cliente.
CIF	Cost Insurance and freight	Mercadoria com preço incluindo carregamento, seguro e frete até determinada localidade. Demais despesas por conta do cliente.