Nos últimos anos, e em todo o mundo, a área de compras/suprimentos vem passando por profundas transformações. O grande motivo dessas modificações reside no fato de que a área passou a ter importância equivalente a finanças, marketing ou produção, e hoje integra as decisões estratégicas das empresas. O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de matérias primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. Isso porque mais do que simplesmente adquirir produtos, o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado. Deste modo, a função compras e sua área correspondente vêm ganhando espaço e evidência no contexto das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens possível.
PALAVRAS-CHAVE: competitividade, compras, gestão, lucro, produção.
1. A Importância da Área de Compras:
Segundo SIMÕES, Érica. (Discente da Faculdade de Ciências Jurídicas e Gerenciais de Garça) A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.
Concordamos plenamente que compras é muito importante para o bom desempenho de um instituição. No entanto, essa importância é relativa em vários fatores, tais como a natureza da organização ou o seu grau de dependência de terceiros. Compras é o setor da empresa que tem função de supri-la com materiais adequados para produção e comercialização. A este setor cabe a responsabilidade pela qualidade dos produtos utilizados e/ou oferecidos pela organização tendo também grande importância na redução de custos através de negociações, busca por novos materiais e novos fornecedores ( POZO, 2010).
2. A FUNÇÃO COMPRAS NAS EMPRESAS
Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado. Hoje se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa.
Seguindo na mesma direção, podemos definir, num sentido amplo que a área de compras tem como objetivos adquirir bens e/ou serviços, na qualidade desejada, no momento preciso, pelo menor custo possível e na quantidade pedida. Uma das principais modificações ocorridas ultimamente nas organizações, foi a passagem da área de compras, antes estritamente operacional, para atividade de gestão, na linha de comando das decisões das empresas. E nem poderia deixar de ser diferente, dada a magnitude da área em termos econômicos financeiros e logísticos para qualquer empresa. Um departamento de compras tem como objetivos adquirir bens e/ou serviços, na qualidade desejada, no momento preciso, pelo menor custo possível e na quantidade pedida. Os bens são adquiridos para atendimento à produção e a operação da empresa (materiais diretos ou produtivos) ou para todo o restante da organização (materiais indiretos ou improdutivos ou auxiliares). Relativamente aos serviços, tais como, manutenção em geral, limpeza e vigilância, em muitas empresas, eles também são contratados pelo departamento de compra, com procedimentos bastante semelhantes aos adotados para aquisição de bens. O deptº de compras é uma área que presta serviços as demais unidades da empresa. Quando é acionado para a missão de adquirir determinado produto, ele o está fazendo para o setor solicitante, que no caso, é o responsável por ditar as regras sobre o que realmente é desejado e, conseqüentemente, para definir a especificação do produto.
Por essa razão, o departamento de compras não poderá, por si, redefinir especificação feita pelo solicitante ou adquirir material diferente do requisitado, mesmo que por um preço bem menor. Muitos produtos, se não colocados à disposição dos solicitantes nas datas por eles estabelecidas, talvez nem mais sejam necessários, o prejuízo poderá ser incalculável. Temos de trabalhar bastante afinados com os diversos setores da empresa que nos pedem produtos e serviços, para atendê-los conforme programação. Quando falamos em custo, queremos dizer o preço propriamente dito, calculado de acordo com as condições de pagamento, acrescido dos impostos incidentes, além de frete, embalagem. A abrangência deste quesito confunde-se com a qualidade desejada, visto que poderia ser afirmado que uma quantidade diferente da requisitada não contemplaria a amplitude do pedido.
A Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Brasil, 1993), conceitua “compra como toda aquisição remunerada o papel do comprador no processo de compras em instituições públicas 687 rap – Rio de Janeiro 42(4):681-99, jul./ago. 2008 de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente”. Para Baily e colaboradores (2000:16) a “compra é vista pela organização bem-sucedida de hoje como uma atividade de importância estratégica considerável”. Sua finalidade é suprir com os materiais ou serviços necessários, em quantidades e qualidades certas, a preço adequado, e no momento certo. Colaborando com este entendimento, Baily e colaboradores (2000:31) enfatizam que essa definição é bastante criticada pela sua simplicidade e superficialidade. Acrescenta ainda que um bom objetivo deve ser mensurável de alguma forma, por isso sugere uma definição mais ampla para os objetivos, a saber:
· suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas necessidades;
· assegurar continuidade de suprimento para manter relacionamentos efetivos com fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender a necessidades emergentes ou planejadas;
· comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor
por centavo gasto;
Assim, a área de compras desempenha um papel importante na realização dos objetivos estratégicos da instituição, devido à sua capacidade de afetar a qualidade e entrega de produtos ou serviços essenciais que serão utilizados nas pesquisas científicas.
3. A atividade de compra como função administrativa
A compra não é um fim em si mesma, e tem como função principal coordenar
a sua atividade, aliada e em sintonia com outras importantes fases desenvolvidas pela organização. A atividade de compra implementa o trabalho dos outros departamentos, pela aquisição de insumos necessários para a realização dos trabalhos finalísticos da instituição. Pode-se considerar compras como função administrativa, separada por diversos estágios que se relacionam entre si e necessitam de decisões a ser tomadas, associadas a qualidade, quantidade, origem, cronograma e custo de aquisição. Heinritz e Farrell (1994:20) enfatizam esse contexto, onde a compra é uma função administrativa. Mesmo em bases diferentes, a compra é, por si própria, uma verdadeira função administrativa. Envolve ela a administração de materiais em uso corrente, desde a determinação de fontes de fornecimento e “vias de fornecimento”, passando pelo almoxarifado, até a entrega final nos pontos de produção, conforme se fizer necessário. Em todos os estágios há decisões a serem tomadas, quanto à qualidade, quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim, que a oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas e adquiridos por um preço razoável são aspectos chave na viabilização econômica das unidades. Na realidade, os particulares compram materiais e/ou serviços de quem eles acham necessário ou conveniente; já na administração pública, com ressalvas de algumas hipóteses legais, as compras serão necessariamente precedidas de licitação, tendo em vista o dinheiro e o interesse público que está em jogo. Por isso, os compradores públicos não podem agir livremente, mas sim, de acordo com a lei. A função de comprar está intrinsecamente ligada a todos os departamentos da instituição, não só do ponto de vista da compra em si, mas, sobretudo, no alcance dos objetivos e finalidades institucionais. Um comprador público deverá levar em consideração, na sua decisão final de compra, as opiniões e sugestões dadas pelos requisitantes dos produtos ou materiais solicitados, pois elas contribuem e motivam os atores envolvidos, além de aperfeiçoar os aspectos técnicos, provocando um constante aperfeiçoamento dos métodos e das atividades de compras.
4. Planejamento da Área de Compras
Como toda atividade intensa, compras conta com uma série de problemas que afetam diretamente o seu cotidiano de trabalho, onde podemos destacar: as compras de emergências. Que ocorrem normalmente em razão de deficiências no planejamento da compra por parte dos solicitantes de materiais.
Conforme a aprendemos na aula do professor Luis Carlos Loureiro, as organizações para sobreviverem também precisam passar por transformações, aumentando sua eficiência e sua adaptabilidade ao ambiente, utilizando-se para isso, de algumas ferramentas, dentre elas, a gestão estratégica (Wheelen e Hungen (2002).
A falta de maiores informações sobre o funcionamento da área de compras é dos motivos da ocorrência da prática de requisições em caráter emergencial. Entendemos que é necessária para uma boa gestão estratégica, a necessidade da criação de procedimentos para aprimorar a atuação, tanto interdepartamental, quanto dos próprios departamentos. Inúmeras vantagens poderão ser citadas com a implantação dos procedimentos que conte com a participação de todos os envolvidos em sua elaboração:
· Identificação do fluxo a ser seguido para execução de várias atividades do departamento.
· Padronização da atividade, uma vez que os envolvidos passarão a operar da mesma forma, evitando a execução de tarefas iguais, porém, de modo diferenciado.
· Treinamento de pessoal. A existência de manual de procedimento facilitará o desempenho dos profissionais envolvidos nos trabalhos, principalmente, quando da contratação de novos colaboradores.
· Aprimoramento de funções é comum a surgimento de fatos que tenderão a racionalizar fluxos e eliminar documentos.
O profissional de compras é normalmente forçado atuar na fase de execução dos trabalhos, deixando e, segundo em plano a fase de planejamento. Trabalhar sem planejamento é tarefa impraticável, que não te lugar em empresas vencedoras.
5. BENEFÍCIOS DE UM PLANEJAMENTO DE COMPRAS EFICIENTE
Conforme professor Luis Carlos, Planejamento Estratégico é um processo gerencial que diz respeito à formação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à organização e sua evolução esperada. As vantagens que a realização de planejamento bem elaborado traz para uma instituição:
· Força o envolvimento dos vários elementos da empresa no cumprimento das diretrizes, objetivos e metas preestabelecidas.
· Facilita e agiliza o processo de tomada de decisões.
· Cria alternativas gerenciais;
· Transforma a empresa reativa em empresa proativa.
· Oferece, aos envolvidos com o sistema, a oportunidade de se afastarem da execução das atividades rotineiras e passarem a pensar na organização como um todo.
· Possibilita a obtenção de melhores resultados por todos os envolvidos.
Não basta ter um planejamento estratégico de qualidade. O sucesso de uma organização depende de uma gestão estratégica continua para garantir resultados ao longo dos tempos. ( Luis Carlos Loureiro)
6. BENFICIOS DE UMA GESTÃO DE COMPRAS EFICIENTE
Vamos apresentar abaixo uma ferramenta que nos auxilia na compreensão de cada parte da gestão estratégica que é o PDCA, um conhecido método de solução de problemas.
6.1 Identificação do problema ou oportunidade de melhoria
Trata-se de definir, com critérios objetivos, os processos ou as situações que devem ser melhorados. No artigo exposto, afirmamos acima que um dos principais problemas da área de compras são as compras de emergências. Pelo nosso entendimento, os responsáveis pelo setor devem conhecer profundamente o que é pedido, quem pede, como pede. Para minimizar a ocorrência de emergências, o controle mais importante a ser implantado é o da requisição de materiais. Por ele, será possível identificar, claramente, quais as áreas com maior incidência de pedidos em caráter emergencial e, a partir deste ponto, dar início ao trabalho efetivo de redução dessas emergências.
6.2 Analise do fenômeno:
De posse dos dados coletados no controle, é possível identificar, com clareza, quais os maiores focos solicitantes de materiais em caráter de urgência. Passamos a verificar suas causas e conseqüências.
6.3 Analise do processo
Uma vez identificados os principais focos causadores de pedidos urgentes, deverá ser feito trabalho de informação e conscientização perante os responsáveis, objetivando reduzir consideravelmente o numero de solicitações em tais condições. Informar e conscientizar são pelo fato da prática de requisitar materiais em caráter de urgência é, muitas vezes, causada pela falta de informação dos nosso cliente internos. Nessa etapa, concentramos esforços na busca de alternativas para solução do problema.
6.4 Criação de um Plano de Ação
Envolve a elaboração do plano de trabalho, e conforme já discorremos acima se faz necessária a criação de um manual de procedimentos, pois, dentro de um departamento de compras a falta de maiores informações sobre o funcionamento da área de compras é dos motivos da ocorrência das compras de emergência.
6.5 Execução do Plano
Devem ser garantidas as condições para que os envolvidos realizem as atividades de sua responsabilidade, É necessário manter planejamento próprio e participar do planejamento global da organização. Sem dúvida, em virtude da grande importância de que desfruta, no contexto organizacional, a área de compras passa a ter importância decisiva na elaboração e execução de qualquer planejamento que pretenda ser bem feito. Para utilizarmos o PDCA, é claro é necessário conhecer o nível que atuamos.
7. CADA CICLO DE PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO, ANÁLISE DE RESULTADOS E IDENTIFICAÇÃO DE OPORTUNIDADES DE MELHORIA PROMOVE O APRENDIZADO ORGANIZACIONAL
Para que o comprador tenha um desempenho satisfatório, faz-se necessário um aprimoramento de suas competências e qualificações, que se consegue por meio do acúmulo de conhecimento e capacitação, que irá determinar a diferenciação primordial entre um comprador burocrático (reativo) ou um comprador moderno (proativo). No caso especifico deste artigo resta falar sobre a providencia a ser tomada pelos compradores, antes de realizarem compra emergencial. Trata-se de avaliar á quantidade de material pedida, qual aquela que será necessária para o atendimento imediato e, se for o caso, somente essa quantidade será adquirida em emergência, mantendo o restante dentro de procedimentos normal de compra, sem atropelos. Por exemplo, vamos imaginar que dê entrada em compras uma requisição para aquisição urgente de 200 unidades de determinada Lâmpada. Ao analisar o perfil de consumo do item, o comprador verifica que não será necessário adquirir a sua totalidade imediatamente, mas apenas 50 delas serão suficientes para suprir as necessidades imediatas da área solicitante.
8. CONCLUSÃO
Hoje não se pode imaginar um comprador preocupado unicamente com o fechamento de um processo de compra sem, contudo, avaliar essa operação com os demais processos integrados de gestão. A importância do departamento de compras dentro do contexto organizacional não poderia deixar de apontar para uma forte participação e cumprimento do próprio objetivo da empresa. Não podemos nos esquecer e que até mesmo grandes guerras foram vencidas ou perdidas devido à melhor ou à pior atuação de suprimentos em seus momentos decisivos. Podemos perceber que uma das principais modificações ocorridas nas organizações, foi a passagem da área de compras, antes estritamente operacional, para atividade de gestão, na linha de comando das decisões das empresas. Tratando especificamente do artigo exposto, cabe ressaltar que se área de compras de materiais trabalharem mal, com falta de planejamento e uma gestão ineficiente, trará resultados desastrosos para a empresa. Está comprovado que muito pode ser feito de positivo em uma empresa, a partir do desempenho de uma área de compras bem estruturada. Quando um comprador sai de sua casa, em direção o trabalho, deve estar sempre consciente de que suas funções são extremamente importantes para os resultados da empresa que representa. Conforme aula do professor Luis Carlos Loureiro, é certo que o mundo é imenso e nossa pequenez é evidente. Mas o fato de estarmos aqui sempre altera o estado das coisas. Cada ponto de vista permite soluções que se completam. Sempre fazemos a diferença onde quer que estejamos. Somos as peças fundamentais. O pensamento estratégico ajuda a organização a enxergar o todo e buscar a contribuição de cada parte por meio da atuação das pessoas. A participação do comprador na organização estratégica é fundamental para alcançar os objetivos o departamento e o todo da empresa. A aplicação de práticas de gestão e a profissionalização permanente da área de gestão de suprimentos, possibilitará custos, que aliado à difusão da informação e do conhecimento, possa trazer vantagem competitiva, de forma a garantir a realização dos objetivos estratégicos da organização. Os compradores deverão assumir seu papel fundamental na realização desses objetivos, percebendo as prioridades competitivas, além de desenvolver um planejamento e uma gestão sistemática para cada aquisição de material ou serviço. Atualmente, a gestão de compras é tida em conta como um fator estratégico nos negócios, focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros. A função desta atividade, que compactua com todos os departamentos de uma empresa, tem como objetivo de eficiência a obtenção dos materiais certos, das quantidades correta, das entregas e dos preços mais vantajosos. Relativamente aos produtos ou serviços finais são necessários gastos nas compras de componentes para a produção dos mesmos. Tais gastos refletem entre 50 a 80% do total das receitas brutas. Como tal, evidenciam-se grandes impactos nos lucros quando são gerados pequenos ganhos devidos a uma melhoria na produtividade. Por este e outros fatores, como a reestruturação tecnológica das empresas, torna-se cada vez mais importante a atualização da informação e o dinamismo por parte das pessoas que trabalham nesta área. Os departamentos de compras têm como principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e a negociação de preços. É legítimo afirmar que são necessários contributos de outros departamentos tanto para a pesquisa e avaliação de fornecedores como para a negociação de preços. Segundo a observação anterior, e num sentido amplo, induz-se também que comprar é uma responsabilidade de todos.
Percebe-se que a área de compras passou a utilizar novas tecnologias e estratégias de compras mais vantajosas para a integração entre clientes e fornecedores e melhorar a qualidade de serviços e/ou produtos. Estas atitudes resultam uma significativa contribuição para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das organizações. Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo. A evolução da função compras ocorreu, principalmente, devido à globalização, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graças ao surgimento da internet e a evolução das tecnologias, responsável atualmente pela realização de grande parte dos negócios no mundo inteiro. A visão tradicional descrevia a função de compras como o simples ato de comprar, mas esta função evoluiu e hoje é considerada de importância estratégica para as organizações. A tendência é que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais desafios das organizações que precisam manter a competitividade, em condições de enfrentar desafios, obter lucro e sucesso empresarial. Esta função deve, portanto, merecer atenção especial visto que participa intensamente do processo produtivo. Dessa forma, além de melhorar a lucratividade das empresas, uma gestão de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a qualidade dos produtos e, conseqüentemente, a satisfação dos clientes. A Administração do Processo Compras tornou a função do comprador essencial para a saúde financeira da empresa, em tempos de alta competitividade. O comprador exerce a função de analista, tendo que se levar em conta analise tributária, analise técnica, analise financeira do contrato e da empresa visando o melhor momento de colocação do pedido. Estas praticas vão propiciar redução dos estoques, disponibilidade do produto no momento certo. O resultado final é o aumento do lucro para todos os envolvidos no processo, por esta razão a função de compras tem-se tornado uma das mais importantes nas organizações.
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